Mediante la presente Política, la sociedad Promotora Turística del Caribe S.A., domiciliada en la ciudad de Cartagena, Colombia, identificada con Nit. 890.404.389-3, propietaria de los establecimientos de comercios Hotel Las Américas Cartagena y Centro Internacional de Convenciones Las Américas, pretende brindar la información necesaria e idónea a trabajadores, clientes, proveedores y cualquier tercero interesado, así como comunicar los lineamientos para la protección de datos personales implementados y que cumple con las exigencias para la protección de datos personales de niños, niñas y adolescentes, preservando su conservación y garantizando su uso responsable y seguro, procurando con ello el cumplimiento de la ley 1581 de 2011, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y la Constitución Política de Colombia, en especial los procedimientos de atención con la finalidad de que toda persona pueda conocer, actualizar, rectificar su información contenida en nuestras bases de datos o archivos.

Esta declaración es aplicable a la sociedad Promotora Turística del Caribe S.A. – Protucaribe S.A. – sociedad comercial, identificada con Nit. 890.404.389-3, con domicilio en la ciudad de Cartagena de Indias, Colombia

Esta política aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de la sociedad Promotora Turística del Caribe S.A., como responsable.

La Política va dirigida a los terceros en general para dar a conocer los diferentes tratamientos y finalidades que se darán a sus datos de conformidad con la categoría en la que se ubiquen, así como los derechos que los titulares de datos personales pueden ejercer ante la sociedad PROTUCARIBE S.A. como responsable de su tratamiento.

BASE DE DATOS: Consiste en el conjunto de Datos Personales objeto de tratamiento, ya sea en formato físico y/o electrónico. 

DATO PERSONAL: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente

ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.

DATO SEMIPRIVADO: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como dato financiero o crediticio.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones

sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATO BIOMÉTRICO: son aquellos datos personales que informan sobre determinados aspectos físicos que, mediante un análisis técnico, permiten distinguir las singularidades que identifican a una persona. Estos se dividen en datos i) biométricos fisiológicos, que son aquellos derivados de la medida de una parte de la

anatomía de una persona; por ejemplo: la huella dactilar, rostro, retina; y ii) los datos biométricos del comportamiento, como son la voz, o la firma.

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales con una o varias finalidades específicas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Los datos personales que posee la sociedad se encuentran almacenados, protegidos y administrados en pleno cumplimiento de la Ley 1581 de 2011. Con la finalidad de garantizar la privacidad y seguridad de los datos, esta sociedad estará sometida a todas las disposiciones aplicables en materia de protección de datos que sea expedida por el gobierno nacional, además de las políticas de tratamiento que posee la sociedad desde el momento de la recolección del dato, conocida previamente por usted, además de la que adicione, modifique, suprima o derogue la ley y la sociedad previa divulgación del cambio.

Con observancia y en ejecución del objeto social de PROTUCARIBE S.A., los datos personales recolectados se tratarán de conformidad con la categoría y finalidad de cada tratamiento, así a continuación:

5.1. TRABAJADORES. El uso y tratamiento dado a los datos personales de trabajadores solo se circunscribe al ámbito meramente laboral y eventualmente serán compartidos con otras sociedades o entidades cuando esto sea necesario para dar cumplimiento a disposiciones legales en el régimen laboral y de protección

de datos personales.

La recolección y tratamiento de los datos biométricos recolectados a través de los sistemas de identificación y videovigilancia tendrán como finalidad la identificación y seguridad. Los datos personales recolectados en convocatorias laborales tendrán como finalidad adelantar todas las actividades y gestiones propias de los procesos de selección.

5.2. CLIENTES. En el caso de clientesla información personal recopilada al desarrollar cada aspecto de nuestro negocio que puede incluir su información de contacto, la información relacionada con su reservación, estadía o visita a un hotel; la participación en un programa de fidelización, membresía o viajero frecuente, la información relacionada con la compra y la recepción de productos o servicios; las características personales, la nacionalidad, los ingresos, el número de pasaporte, y la fecha y el lugar de emisión; antecedentes de viajes; la información de pago, tal como el número de su tarjeta de pago y otra

información de la tarjeta, así como la información de autenticación, y otros detalles de la facturación, las preferencias de marketing y comunicación y otros tipos de información que elija proporcionarnos o que podamos obtener de terceros, será utilizada con los siguientes fines:

- Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la Información.

- Dar cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales contraídas por Protucaribe S.A. con los Titulares de la Información.

- Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Titular de la Información.

- Realizar estudios internos sobre los hábitos del Titular de la Información.

- Miembros del club de fidelidad del Hotel Las Américas: En caso que el titular de la información sea miembro del programa de membresía Club de Fidelidad sus datos personales serán recopilados con la finalidad de recibir información de nuestras promociones de productos y servicios a través de correo electrónico, anuncios en línea, medios de comunicación sociales, teléfono, mensajes de texto (como SMS y MMS), notificaciones de inserción, alertas dentro de la aplicación, correo postal, nuestro centro de llamadas de servicio al cliente y otros medios.

- Realizar estudios de Marketing.

- APP Las Américas Experience: En caso de que el titular de la información sea usuario de la aplicación Las Américas Experience, sus datos personales en la aplicación serán recopilados con la finalidad de realizar reserva en los ambientes del Hotel, radicar PQFS, realizar solicitudes de cotización de servicios, recibir información de nuestras promociones, programación de Restaurantes, actividades de entretenimiento y cartas de los diferentes ambientes y restaurantes del Hotel.

- Para el acceso, registro y contratación de servicios a través de las aplicaciones móviles de descarga y el sitio web www.hotellasamericas.com.co

- Para informar y promocionar nuestros productos y servicios a través de correo electrónico, anuncios en línea, medios de comunicación sociales, teléfono, mensajes de texto (como SMS y MMS), notificaciones de inserción, alerta dentro de la aplicación, correo postal, nuestro centro de llamadas de Servicio al cliente y otros medios.

- Envío a través de medio seguro de la información en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

- Transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga Protucaribe S.A.

- Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la

legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.

- Datos sensibles. En ningún momento el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de sus Datos Sensibles; en todo caso siempre mediará autorización previa y consciente en donde se le informará la finalidad del tratamiento de la información.

- Datos biométricos. Los datos biométricos de clientes serán recolectados y tratados con la finalidad de: a) validar la identidad del cliente para el uso de los servicios contratados con Promotora Turística del Caribe S.A. en las instalaciones del Hotel Las Américas Cartagena, de manera particular, con la imposición de huellas digitales a través de medios electrónicos. B) grabaciones de voz de las llamadas realizadas a las líneas de atención para monitoreo y seguimiento de los requerimientos recibidos a través de estos canales. De conformidad con lo regulado en los artículos 5 y 6 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 6 del Decreto

1377 de 2013, la autorización de tratamiento de datos sensibles debe ser expresa, por lo que siempre mediará autorización previa y consciente para el tratamiento de este tipo de información.

5.3. COPROPIETARIOS. En el caso de los Copropietarios de la copropiedad denominada HOTEL LAS AMÉRICAS BEACH RESORT P.H., la cual es administrada por la sociedad PROMOTORA TURÍSTICA DEL CARIBE S.A. con base en el Reglamento de Propiedad Horizontal de la Copropiedad, la información personal

recopilada al desarrollar la relaciones con los copropietarios incluye su información de contacto, la información relacionada con la propiedad de las unidades, compra y recepción de productos o servicios, la información relacionada con reservación, estadía o visita a un hotel, las características personales, los

beneficiarios, la nacionalidad, los ingresos, el número de pasaporte la fecha y el lugar de emisión, antecedentes de viaje, preferencias, estadísticas de uso de los beneficios de Copropietarios y otros tipos de información que elija proporcionarnos o que podamos obtener de terceros relacionadas con la copropiedad, será utilizada con los siguientes fines:

- Realizar citación a asamblea general o reuniones extraordinarias de copropietarios.

- Enviar información sobre los beneficios a los que tiene derecho en calidad de copropietario, sus modificaciones o variaciones.

- Realizar el pago de los rendimientos líquidos que se obtengan de la explotación del establecimiento Hotelero.

- Para el registro y acceso al sistema de copropietarios en el sitio web www.hotellasamericas.com.co

- Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la Información.

- Dar cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales contraídas con los Titulares de la Información.

- Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Titular de la Información.

- Para el acceso, registro y contratación de servicios a través de las aplicaciones móviles de descarga y

el sitio web www.hotellasamericas.com.co

- Para informar y promocionar nuestros productos, beneficios y servicios a través de correo electrónico, anuncios en línea, medios de comunicación sociales, teléfono, mensajes de texto (como SMS y MMS), notificaciones de inserción, alertas dentro de la aplicación, correo postal, nuestro centro de llamadas de Servicio al cliente y otros medios.

- Envío a través de medio seguro de la información en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

- Transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga Protucaribe S.A.

- Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.

- Datos sensibles. En ningún momento el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de sus Datos Sensibles; en todo caso siempre mediará autorización previa y consciente en donde se le informará la finalidad del tratamiento de la información.

- Datos biométricos. Los datos biométricos serán recolectados y tratados con la finalidad de: a) validar la identidad del cliente para el uso de los servicios contratados con Promotora Turística del Caribe S.A. en las instalaciones del Hotel Las Américas Cartagena, de manera particular, con la imposición de huellas digitales a través de medios electrónicos. b) grabaciones de voz de las llamadas realizadas a las líneas de atención para monitoreo y seguimiento de los requerimientos recibidos a través de estos canales. De conformidad con lo regulado en los artículos 5 y 6 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 6 del Decreto

1377 de 2013, la autorización de tratamiento de datos sensibles debe ser expresa, por lo que siempre mediará autorización previa y consciente para el tratamiento de este tipo de información.

5.4. CONTRATISTAS Y PROVEEDORES. En el caso de contratistas y proveedores, la información recolectada con ocasión de las relaciones comerciales y contractuales con la sociedad Promotora Turística del Caribe S.A., será tratada con los siguientes fines:

- Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la Información.

- Dar cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales contraídas por Protucaribe S.A. con los Titulares de la Información.

- Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales con el Titular de la Información.

- Dar cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables y financieras.

- Atender los procesos administrativos en materia de proveedores y contratistas.

- Realizar estudios técnicos y estadísticos, llevar a cabo encuestas, análisis de tendencias de mercado y en general cualquier estudio técnico o de campo relacionado con el sector o la prestación de servicios.

- Controlar y prevenir fraudes, lavado de activos, la financiación del terrorismo o la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva; o la comisión de actividades ilegales.

- Compartir con terceros su información personal, cuando sea necesario para el desarrollo de nuestro objeto social o cuando lo requiramos para mejorar o complementar nuestra oferta y/o la prestación de los productos y/o servicios.

- Mantener archivo físico y digital con la información correspondiente a cada contrato.

- Obtener conocimiento del perfil comercial o transaccional del titular.

- Envío a través de medio seguro de la información en Colombia y a otros países en donde por temas de contingencias se tengan “back-ups” o respaldos de la información.

- Transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga Protucaribe S.A.

- Transmitir los datos que el gobierno nacional y/o las autoridades requieran, en cumplimiento de la legislación tributaria, contable y fiscal, en general, la finalidad que la ley establezca.

- Datos sensibles. En ningún momento el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de sus Datos Sensibles; en todo caso siempre mediará autorización previa y consciente en donde se le informará la finalidad del tratamiento de la información.

5.5. NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. La recopilación de datos de niños, niñas y adolescentes cumple con las exigencias especiales para la protección de datos personales de niños, niñas y adolescentes preservando su protección, conservación y garantizando su uso responsable y seguro, procurando en todo momento el respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes, proteger el derecho a la privacidad y protección de su información personal y toda aquella que fue suministrada a través de nuestros formatos, formularios y registros hoteleros ubicados en nuestras instalaciones y sitio web, cuyo tratamiento ha sido autorizado por el representante legal del niño, niña o adolescente.

5.6. VIDEOVIGILANCIA. Los datos recolectados directamente de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Protucaribe S.A., el Hotel Las Américas Cartagena de Indias y Centro Internacional de Convenciones y Exposiciones Las Américas, se utilizarán para fines de seguridad de las

personas, los bienes e instalaciones de Protucaribe S.A. y el Hotel y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Las imágenes se conservarán por un tiempo máximo de 30 días. En aquellos casos que las imágenes sean objeto de quejas, solicitudes, soportes o prueba de cualquier proceso judicial, estás se conservarán hasta el momento que se dé por finalizado.

PROTUCARIBE S.A. podrá transferir y transmitir los datos personales recolectados a terceros con quienes mantenga relación de carácter contractual que le provean servicios empleados en el ejercicio de su objeto social. Así mismo, la información personal recolectada, podrá ser transmitida a las bases de datos de la siguiente sociedad, con fines comerciales para transmitir oferta de productos o servicios que puedan ser de interés: 

- Gestora Las Américas S.A.S., sociedad comercial identificada con Nit. 806.004.368-7 y con domicilio en la ciudad de Cartagena de Indias, Colombia, con el fin de transmitir ofertas de productos o servicios que puedan ser de interés. 

Esta sociedad garantiza que cumplen con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales en posesión y guarda de entidades del ámbito privado y sus decretos reglamentarios.

El Titular de la información autoriza expresamente a la sociedad Promotora Turística del Caribe S.A., para transmitir nacional e internacionalmente los datos personales a un encargado, y permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta de Promotora Turística del Caribe S.A. La información será transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con Promotora Turística del Caribe S.A., dentro o fuera del territorio colombiano. En conformidad con la Ley 1581 de 2012, informamos que los datos suministrados por los usuarios serán registrados en nuestros servidores que se encuentran alojados en el territorio colombiano. La transmisión de los datos no requerirá ser informada al Titular ni contar con un consentimiento expreso adicional.

La información personal que repose en las bases de datos propiedad de la sociedad Promotora Turística del Caribe S.A, no será usada o tratada de manera distinta a los parámetros dados en la presente Política y lo señalado por la ley 1581 del 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas que regulen dicha materia; con la finalidad de proteger la privacidad de la información, bajo las medidas y condiciones de seguridad necesarias que impidan su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso fraudulento o no autorizado.

 8.1. ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. La información se almacenará en medios físicos y electrónicos, implementando los controles adecuados y pertinentes para la protección de los datos, lo cual implica controles de seguridad física y electrónica, así como la restricción de áreas solo al personal autorizado en las instalaciones de la sociedad. 

8.2. DESTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Cuando se adelanten procesos de destrucción de la información, ya sea que se encuentre contenida en medios físicos o electrónicos, se dejará la trazabilidad de la acción, y se tomaran las medidas adecuadas que permitan garantizar su no reconstrucción. 

8.3. INCIDENTES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN QUE IMPLIQUEN DATOS PERSONALES. Siempre que se presenten irregularidades en el manejo de la información que contenga datos personales, que afecten o puedan afectar su seguridad, Protucaribe S.A. adoptará las medidas necesarias y razonables que le permitan controlar, minimizar o evitar la afectación de la información. Así mismo, si se llegare a afectar la información de las bases de datos, Protucaribe S.A. adelantará el respectivo reporte de la novedad ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

De conformidad al artículo 25 de la Ley 1581 del 2012, el decreto 90 de 2018, sus decretos reglamentarios y la Circular 02 del 2015, Promotora Turística del Caribe S.A., realiza la inscripción de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

La sociedad Protucaribe S.A. respetará en todas las etapas del tratamiento de los Datos Personales los derechos que le asisten a sus titulares, los cuales podrán ser ejercidos a través de mecanismos como consultas y reclamos escritos, que le permitirán conocer, rectificar, actualizar, revocar la autorización y/o solicitar la supresión respecto a sus datos personales registrados en nuestras bases de datos y archivos.

La revocatoria de autorización para el tratamiento de los datos personales procederá siempre que no le asista a la sociedad Protucaribe S.A. obligación legal o contractual de conservar los datos personales.

Para dejar de recibir comunicados (como boletines electrónicos, promociones, etc.) del Hotel Las Américas, de forma automática, seleccione la opción “REMOVER SUSCRIPCIÓN / CANCELAR SUSCRIPCIÓN” que se encuentra incluida en la parte inferior de cada comunicado o escriba al correo electrónico datospersonales@lasamericashg.com para rectificación de datos y cancelación del envío de comunicados.

La política de tratamiento de datos personales anteriormente descritas regirá a partir del 7 de septiembre de 2023. Las bases de datos sujetas a Tratamiento estarán vigentes por el término que dure la sociedad o por aquel que establezca la ley. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web: www.hotellasamericas.com.co